Dokumente verwalten

Dokumentation der Dokumentenverwaltung

Zugang zur Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung der Knowledge Foundation ermöglicht es Ihnen, die Dokumente innerhalb eines bestimmten Knowledge Store zu verwalten. Um auf die Dokumentenverwaltung zuzugreifen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Profilbild anklicken: Klicken Sie auf Ihr Profilbild oben rechts in der Benutzeroberfläche.
2. Administration auswählen: Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt Administration.
3. Indizes auswählen: Klicken Sie in der Sidebar auf Indizes.
4. Index auswählen: Klicken Sie auf die Zeile des passenden Index.
5. Dokumentenverwaltung öffnen: Es erscheinen mehrere Reiter. Klicken Sie auf den Reiter "Dokumentenverwaltung".

Übersicht der Dokumente

In der Dokumentenverwaltung sehen Sie eine Übersicht aller Dokumente, die hochgeladen worden sind.

Zusätzlich werden alle zugehörigen Metadaten angezeigt, wenn diese hinterlegt worden sind und dann mithilfe der Spaltenauswahl hinzugewählt werden können. Mit Hilfe der Filterung können spezifische Dokumente schnell gefunden werden.

Löschen von Dokumenten

Um ein oder mehrere Dokumente zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Checkbox auswählen: Markieren Sie die Checkbox neben dem Dateinamen der zu löschenden Dokumente.
2. Dokumente löschen: Klicken Sie auf "Ausgewählte Dokumente löschen".

Hochladen von Dokumenten

Um neue Dokumente hochzuladen, folgen Sie diesen Schritten:

1. Dokumente hochladen: Klicken Sie auf den Button "+ Dokumente hochladen".
2. Popup-Fenster: Ein Popup-Fenster erscheint, in dem Sie eines oder mehrere Dokumente hochladen können.

Schritte im Popup-Fenster

1. Durchsuchen: Klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen Sie die gewünschten Dokumente aus.

2. Anonymisierung (optional):

   • Wenn die Dokumente anonymisiert werden sollen (d.h., E-Mail-Adressen, Namen, etc. geschwärzt), wählen Sie die Checkbox "Anonymisierung durchführen" aus.
   • Die Anonymisierung bezieht sich ausschließlich auf den Text, welcher an die KI gesendet wird. Die Dokumente selbst werden ungeschwärzt (nicht anonymisiert) hochgeladen und können in der Quellenübersicht ggf. angesehen werden.

3. Bilderkennung (OCR, optional):

   • Wenn es sich um PDFs mit Bildern handelt und der Text mittels Bilderkennung (OCR) extrahiert werden soll, wählen Sie die Checkbox "OCR durchführen" aus.

4. Zusätzliche Informationen:

   • Titel: Geben Sie einen Titel für das Dokument ein.
   • Dateiname: Geben Sie einen neuen Dateinamen an, falls gewünscht.
   • Datum: Fügen Sie ein Datum hinzu.

5. Metadatenfelder:

   • Falls zuvor Metadatenfelder für den Index hinzugefügt wurden, erscheinen diese hier und können ausgefüllt werden, um dem Dokument zusätzliche Informationen hinzuzufügen.

6. Hochladen: Wenn alle Informationen korrekt sind, klicken Sie auf "Hochladen", um die Dokumente in den Index zu laden.

Zusammenfassung

Die Dokumentenverwaltung der Knowledge Foundation bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche zur Verwaltung und Organisation Ihrer Dokumente innerhalb eines Index. Sie können bestehende Dokumente löschen und neue Dokumente hochladen, wobei Ihnen verschiedene Optionen wie Anonymisierung und OCR zur Verfügung stehen. Durch die Möglichkeit, zusätzliche Informationen und Metadaten hinzuzufügen, stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente optimal für die Nutzung mit der KI vorbereitet sind.